Huishoudelijk reglement van de Ouderraad

O.B.S. de Weiert
De Goorns 28,
7873 AM Odoorn
Definities

Artikel 1.
Dit reglement verstaat onder:
a) ouders: de ouders, voogden en verzorgers van de leerlingen die op school zijn ingeschreven;
b) ouderraad: het dagelijks bestuur en de commissieleden;
c) klassenouder: de ouder die de leerkracht in de klas ondersteunt bij activiteiten.

Doel en taken

Artikel 2. Doel:
De ouderraad heeft ten doel ondersteuning te geven bij de activiteiten op school en de betrokkenheid van de ouders bij de school te vergroten.

Taken:
Om dit doel te bereiken zorgt de ouderraad voor:
a) het vertegenwoordigen van de ouders;
b) het (mede)organiseren van activiteiten;
c) het steunen van de school bij de vervulling van haar taak;
d) het fungeren als aanspreekpunt voor de ouders met betrekking tot de taken van de ouderraad;
e) het onderhouden van contacten met de directie;
f) het desgevraagd of op eigen initiatief advies geven aan de schoolleiding/ MR

De ouderraad treedt namens de ouders op zonder dat hierdoor aan de individuele rechten en verplichtingen van deze personen tekort wordt gedaan. Samenstelling, kandidaatstelling, wijze van verkiezing en zittingsperiode

Artikel 3. Samenstelling:
• De rechtsvorm: de ouderraad is een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid. De vereniging staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 11069100.
• Samenstelling ouderraad:  De ouderraad bestaat uit het ‘dagelijks bestuur’ en klassenouders van de 8 groepen.
• Samenstelling dagelijks bestuur: De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen samen het dagelijks bestuur van de ouderraad van de school. Zij zijn gezamenlijk bevoegd.
• Klassenouders: De klassenouder ondersteunt de leerkrachten bij activiteiten in de klas.

Artikel 4. Kandidaatstelling:
a) Ouders kunnen zich het gehele jaar kandidaatstellen voor de ouderraad.
b) De aanstelling vindt plaats 2 weken voor de publicatie van het jaarverslag (november).
c) Bij meerdere kandidaten dan dat er behoefte is aan leden, zal er door loting worden gekozen wie in een aanstelling krijgt in de ouderraad.
d) De aanstellingen worden gepubliceerd in het jaarverslag.

Artikel 5. Zittingsperiode:
a) De ouderraadsleden worden gekozen voor een periode van 3 jaar. Aftredende leden zijn herkiesbaar. Zodra de leden niet langer tot de ouders behoren, treden zij af. Publicatie hiervan komt in het jaarverslag (november).
b) De ouderraadsleden kiezen tijdens de eerste vergadering na de verkiezing, uit hun midden een vervanger voor de vrijgekomen positie van voorzitter, secretaris of penningmeester. Deze functies worden aangegaan voor een periode van drie jaar, en wel zo, dat deze drie bestuursleden in drie opeenvolgende jaren wisselend aftredend zijn.
c) De verdeling van de klassenouders vindt plaats tijdens de eerste vergadering van het nieuwe schooljaar. Zijn er meerdere ouders die bij een bepaalde groep klassenouder willen zijn, dan beslist het lot.

Artikel 6. Tussentijdse vacatures:
a) Bij tussentijdse vacatures treedt in principe artikel 4 in werking.
b) Wanneer tenminste de helft van het aantal leden besluit af te treden, vinden tussentijdse verkiezingen plaats.
c) De overgebleven ouderraadsleden benoemen een verkiezingscommissie, die zorg draagt voor de verkiezingen van nieuwe ouderraadsleden ter vervanging van de afgetreden ouderraadsleden.

Artikel 7.
De voorzitter deelt de samenstelling van de ouderraad en het dagelijks bestuur binnen een week na de verkiezingen mee aan de directie.
De ouderraad stelt de ouders in de gelegenheid om kennis te nemen van de samenstelling en de werkzaamheden.

Werkwijze

Artikel 8. Vergaderfrequentie:
a) De ouderraad vergadert 1 keer in de zes weken. Alle ouderraadsvergaderingen zijn openbaar tenzij de agenda daartoe aanleiding geeft. Indien de ouderraadsleden hiertoe besluiten vindt de vergadering plaats in beslotenheid.

Artikel 9. Vergadersamenstelling:
a) De teamleider en twee teamleden worden uitgenodigd om de vergaderingen bij te wonen.
b) Het ‘dagelijks bestuur’ en klassenouders.
c) De ouderraad streeft naar optimale samenwerking met het personeel. De agenda van de vergadering wordt vastgesteld met het ‘dagelijks bestuur’ en de vaste afvaardiging van het team.

Taakverdeling dagelijks bestuur:

Artikel 10. Voorzitter:
a) is belast met het bijeenroepen en de leiding van de vergadering van de ouderraad. Hij/zij is verplicht een extra bijeenkomst te beleggen, wanneer tenminste één derde van de leden hiertoe verzoekt. Deze bijeenkomst vindt zo spoedig mogelijk plaats;
b) ziet er op toe dat het reglement nageleefd wordt;
c) stelt de uitslag van stemmingen vast en ziet er op toe dat de stemmingen democratisch verlopen;
d) voert namens de ouderraad het woord en vertegenwoordigt in externe contacten.

Artikel 11. Secretaris:
a) notuleert tijdens de vergadering en werkt deze notulen ook uit;
b) beheert de draaiboeken voor de activiteiten;
c) verzorgt de binnenkomende post en verspreidt deze zo nodig;
d) beheert het archief van de ouderraad;
e) aan het einde van het schooljaar maakt de secretaris in overleg met de voorzitter een nieuw vergaderschema voor het komende schooljaar en verspreidt deze;
f) aan het begin van het schooljaar verzorgt de secretaris in overleg met de voorzitter de activiteitenlijst, lijst van klassenouders en controleert de adresgegevens van de leden;
g) legt middels het jaarverslag verantwoording af naar de leden. In dit jaarverslag staan alle activiteiten die de ouderraad heeft ondernomen.

Artikel 12. Penningmeester:
a) maakt aan het eind van het schooljaar een financieel verslag en stelt de begroting op voor het komend jaar. Deze wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de ouderraad en gepubliceerd in het jaarverslag. De voorlopige jaarrekening en begroting zijn in te zien op de website. Tevens wordt in het jaarverslag de hoogte van de ouderbijdrage bekend gemaakt;
b) verzorgt de inning van de ouderbijdrage;
c) verzorgt de betalingen;
d) geeft regelmatig een financieel overzicht aan de ouderraad;
e) beheert de gelden, verkregen uit de vrijwillige bijdrage van de ouders, schoolreisfonds, kampfonds alsmede verkregen uit andere bronnen;
f) de ouderraad is over het beheer hiervan verantwoording verschuldigd aan de ouders;
g) een kascontrole commissie, bestaande uit 2 ouders/verzorgers, controleert daarnaast eenmaal per jaar de bescheiden, betrekking hebbende op de inkomsten en uitgaven van deze gelden. Deze ouders hebben zitting voor 2 jaar. Elk jaar treedt één lid van deze commissie af. De aftredende is niet terstond herkiesbaar. In het jaarverslag word het nieuw lid van de kascontrolecommissie voorgestel;
h) de kascontrolecommissie brengt van haar bevindingen jaarlijks verslag uit aan de ouderraad.
Bij het in orde bevinden van de administratie doet de commissie het voorstel om de penningmeester decharge te verlenen in het jaarverslag.

Artikel 13. Taakverdeling commissies:
De commissieleden zijn verantwoordelijk voor het functioneren van de aan hen toegewezen
activiteiten. Zij coördineren de commissies en zij zorgen voor de benodigde ondersteuning van de activiteiten. De commissie werkt onder verantwoordelijkheid van de ouderraad.

Jaarverslag:

Artikel 14.
a) Tenminste 1 maal per jaar, in november, wordt er een jaarverslag gepresenteerd op de website.
b) Voor 1 november van elk schooljaar wordt het jaarverslag gepresenteerd en besproken aan de ouderraad en de vaste afvaardiging van het team.
c) De leiding van het jaarverslag berust bij de voorzitter van de ouderraad. Hij/zij is bevoegd de leiding over te dragen aan anderen, wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven.

Artikel 15.
a) Ouders hebben minimaal 2 weken de tijd om te reageren op het jaarverslag.
b) Reacties worden in de eerst volgende vergadering besproken en beantwoord. Ze worden daarna schriftelijk gemaild naar alle betrokkenen.
c) Tevens is een mondelinge toelichting in de eerst volgende vergadering mogelijk.

Aantal om besluiten te nemen:

Artikel 15.
a) De ouderraad kan slechts beslissingen nemen indien tenminste de helft van het aantal leden aanwezig is.
b) In de volgende vergadering kunnen uitgestelde beslissingen worden genomen, ongeacht het aantal leden.

Artikel 16. Stemming: Over personen wordt schriftelijk, over zaken mondeling gestemd. Bij stemming over personen is artikel 4 lid d van toepassing. Besluiten over zaken worden genomen bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen (de helft +1) van de aanwezige ouders (inclusief blanco stemmen).

Slotbepaling:

Artikel 17.
Dit reglement en de eventueel daarin aan te brengen wijzigingen worden op voorstel van de ouderraad vastgesteld op een ouderavond of jaarverslag. Het vastgestelde reglement wordt ter kennis gebracht van de schoolleiding en medezeggenschapsraad. In gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist de ouderraad.